Panduan Lengkap Setup Awal Perusahaan Baru (Dari Nol Hingga Siap Pakai)

Tujuan dan Urutan Setup

Panduan ini membantu HR Admin menyiapkan perusahaan baru sampai karyawan dapat ditempatkan, melakukan presensi, mengajukan cuti, dan mengakses ESS. Ikuti tahapannya secara berurutan karena pilihan pada data karyawan bergantung pada data master yang dibuat lebih dahulu.

Alur Setup Perusahaan dalam 8 Tahap

1. Langkah 1: Periksa Profil Perusahaan dan Daftarkan Cabang

   Buka Kelola Perusahaan. Pastikan entitas induk yang aktif sudah benar sebelum mengatur data di modul lain.

   • Pilih perusahaan yang akan dikonfigurasi melalui pemilih perusahaan di bagian atas halaman.
   • Periksa data profil dan gunakan tombol edit pada baris perusahaan jika ada informasi yang perlu dilengkapi.
   • Buka Pengaturan Karyawan → Cabang Perusahaan, lalu pilih Tambah Cabang.
   • Pada form Tambah Cabang Baru, isi kode cabang, nama cabang, nomor telepon, dan alamat. Pilih Simpan Cabang setelah semua data diperiksa.

   

   

   

2. Langkah 2: Susun Struktur Organisasi, Golongan, dan Jabatan

   Buat data organisasi sebelum menambahkan karyawan agar setiap orang memiliki unit dan jabatan yang valid.

   • Buka Struktur Organisasi, lalu pilih Tambah Struktur.
   • Pilih perusahaan atau cabang, isi nama dan kode struktur, tentukan struktur induk jika unit tersebut bukan unit paling atas, lalu pilih Simpan Struktur.
   • Buka Pengaturan Karyawan → Golongan & Kelas Gaji jika perusahaan menggunakan golongan.
   • Buka Pengaturan Karyawan → Jabatan, pilih Tambah Jabatan, kemudian isi nama dan deskripsi jabatan.

   

   

   

   

3. Langkah 3: Atur Jadwal Kantor, Zona Waktu, dan Geofence

   Buka Presensi → Pengaturan Kantor, lalu lengkapi aturan presensi utama.

   • Atur jam masuk, jam pulang, toleransi keterlambatan, dan hari kerja aktif.
   • Pilih zona waktu perusahaan sesuai wilayah operasional.
   • Tentukan titik kantor pada peta, radius geofence, dan kebijakan radius presensi.
   • Jika perusahaan memiliki lokasi lain, buka Presensi → Lokasi Absensi, pilih Tambah Lokasi, lalu isi detail lokasi dan titiknya pada peta.

   

   

   

4. Langkah 4: Buat Shift jika Jam Kerja Tidak Mengikuti Jadwal Kantor

   Lewati tahap ini jika semua karyawan memakai jadwal kantor pada tahap sebelumnya.

   • Buka Presensi → Kelola Shift dan pilih Tambah Shift.
   • Isi nama dan kode shift, jam masuk, jam pulang, toleransi terlambat, warna identifikasi, serta status shift.
   • Buka Presensi → Jadwal Shift untuk menugaskan shift kepada karyawan.

   

   

5. Langkah 5: Atur Jenis Cuti dan Alur Persetujuan

   Siapkan aturan pengajuan sebelum karyawan menggunakan menu cuti.

   • Buka Cuti → Pengaturan Cuti → Daftar Tipe Cuti dan pilih Tambah Tipe Cuti.
   • Isi nama, kode unik, jumlah hari, deskripsi, peruntukan gender, aturan lampiran, dan ketentuan lain yang berlaku.
   • Buka Alur Persetujuan Cuti. Pilih cakupan perusahaan atau cabang, lalu susun tingkat persetujuan.
   • Jika lembur digunakan, atur alurnya secara terpisah melalui Alur Persetujuan Lembur.

   

   

   

6. Langkah 6: Konfigurasi Payroll

   Buka Payroll → Pengaturan Payroll. Lengkapi konfigurasi yang memang digunakan perusahaan.

   • Atur tanggal pembayaran, metode pajak, serta rentang cut-off kehadiran dan penggajian.
   • Lengkapi NPP BPJS Ketenagakerjaan jika perusahaan menggunakannya.
   • Buka tab Komponen Gaji, lalu pilih Tambah Komponen.
   • Isi nama, tipe, dasar perhitungan, frekuensi bayar, nominal atau persentase, urutan tampilan, aturan pajak, dan cakupan cabang.

   

   

7. Langkah 7: Tambahkan atau Impor Karyawan

   Masukkan karyawan setelah cabang, struktur, jabatan, dan aturan operasional tersedia.

   • Untuk data massal, buka Daftar Karyawan → Impor Karyawan. Pilih format, unduh template, isi file, kemudian unggah dan periksa hasil validasi sebelum konfirmasi impor.
   • Untuk satu orang, buka Daftar Karyawan → Tambah Karyawan. Form akan membuka tahap pertama, yaitu Akun & Info Utama.
   • Isi nama lengkap. Lengkapi email, nomor telepon, jenis kelamin, dan tanggal bergabung sesuai kebutuhan.
   • Aktifkan Buat akun login untuk karyawan ini? jika karyawan perlu mengakses ESS, lalu pilih Selanjutnya.
   • Selesaikan tahap Biodata & Kontak, Penugasan Kerja, Finansial & Gaji, dan Dokumen. Pada Penugasan Kerja, periksa perusahaan, cabang, struktur organisasi, jabatan, atasan langsung, lokasi absensi, serta shift jika digunakan.

   

   

8. Langkah 8: Uji Akun Karyawan dan Siapkan ESS

   Lakukan uji coba dengan satu akun karyawan sebelum membagikan akses kepada seluruh tim.

   • Buka Mobile ESS dan masuk menggunakan email serta password akun karyawan.
   • Periksa apakah karyawan dapat membuka profil, presensi, cuti, dan menu lain sesuai hak aksesnya.
   • Jika verifikasi wajah diwajibkan, lakukan perekaman melalui Perekaman Wajah.
   • Uji satu kali presensi dan satu pengajuan sebelum tanggal mulai penggunaan sistem.

   

Checklist Sebelum Digunakan Karyawan