Cara Setup Jadwal Kerja & Shift Karyawan

Konsep Penjadwalan Kerja di PCS HRIS

PCS HRIS mendukung tiga model penjadwalan kerja yang saling terintegrasi:

• 1. Jam Kantor Standar (Fixed Office Schedule) — Jadwal kerja default perusahaan yang diatur per hari pada tabel 7 hari di Presensi → Pengaturan Kantor. Cocok untuk mayoritas staf kantor umum (misal: Senin–Jumat 08:00–17:00).
• 2. Shift Rutin / Permanen (Routine Default Shift) — Shift kerja tetap tanpa batas waktu yang diberikan kepada karyawan atau unit tertentu (misal: Tim Gudang, Tim Security, atau Tim Pabrik) yang jam kerjanya rutin berbeda dari jam kantor umum, sehingga HR tidak perlu menginput tanggal jadwal berulang-ulang setiap bulan.
• 3. Jadwal Rotasi / Harian Khusus (Daily Roster & Shift Swap) — Jadwal shift kalender bulanan untuk karyawan yang bekerja dengan pola bergilir (pagi/siang/malam/OFF) atau sebagai penugasan khusus (override) sementara.

Tahap 1: Membuat Master Template Shift Kerja

1. Buka Menu Master Shift

   Navigasi ke Presensi → Kelola Shift Kerja (/attendance/shifts).

2. Konfigurasi Parameter Shift

   Klik Tambah Shift Baru dan lengkapi detail berikut:

   • Kode Shift — Kode unik 2–4 karakter (contoh: PAGI, SIANG, MLM, GDG, atau OFF untuk hari libur).
   • Nama Shift — contoh: Shift Pagi Operasional, Shift Gudang Reguler.
   • Warna Penanda — Pilih warna visual pembeda pada tabel matriks jadwal.
   • Jam Masuk & Jam Pulang — Format waktu (contoh: 07:00 s/d 15:30).
   • Toleransi Keterlambatan — Kelonggaran menit sebelum dihitung terlambat (contoh: 15 menit).
   • Jam Istirahat (Opsional) — Durasi istirahat yang tidak dihitung jam kerja riil.
3. Simpan Master Shift

   Klik Simpan. Master shift ini siap ditugaskan baik secara permanen maupun rotasi kalender harian.

Tahap 2: Menetapkan Shift Rutin / Permanen (Tanpa Repot Input Bulanan)

Jika satu departemen atau unit kerja (misal: Departemen Logistik & Gudang) memiliki jam kerja tetap yang berbeda dari jam kantor umum, gunakan fitur penugasan permanen:

1. Buka Halaman Penjadwalan Shift

   Navigasi ke Presensi → Penjadwalan Shift Karyawan (/attendance/schedules).

2. Gunakan Modal "Tugaskan Massal"

   Klik tombol Tugaskan Massal di sudut kanan atas.

   • Pada tab Berdasarkan Ketentuan, pilih filter Departemen / Unit Kerja (misal: Departemen Gudang). Anda juga bisa memfilter berdasarkan Kantor Cabang atau Level Jabatan.
   • Klik tombol Centang Semua yang Cocok untuk memilih seluruh anggota unit sekaligus.
3. Aktifkan Opsi "Tugaskan Sebagai Shift Rutin / Permanen"

   Centang kotak kuning bertuliskan "Tugaskan Sebagai Shift Rutin / Permanen". Input tanggal dan hari otomatis disembunyikan karena shift ini akan berlaku selamanya.

   Pilih shift kerja yang diinginkan (misal: Shift Gudang), lalu klik Tugaskan Shift.

4. Lihat Indikator pada Matriks

   Nama karyawan di tabel matriks kini memiliki badge kode shift rutin. Seluruh tanggal di tabel otomatis menampilkan kode shift tersebut dengan garis putus-putus (*dashed*). Karyawan langsung mengikuti shift tersebut untuk bulan ini, bulan depan, dan seterusnya.

Tahap 3: Penjadwalan Rotasi Kalender & Tukar Shift Harian (Override)

Untuk karyawan yang memerlukan rotasi dinamis atau jika ada karyawan dengan shift rutin yang sewaktu-waktu ditugaskan ke jadwal lain pada hari tertentu:

1. Ubah Jadwal Langsung dari Sel Matriks (Klik Interaktif)

   Pada tabel matriks di Presensi → Penjadwalan Shift Karyawan, cukup klik sel pada baris karyawan dan kolom tanggal yang diinginkan.

   Pilih shift baru atau shift OFF (Libur), lalu klik Simpan Jadwal. Sel tersebut akan seketika berubah warna solid dan menimpa (*override*) shift rutin khusus pada tanggal itu saja.

2. Penugasan Rotasi Berdasarkan Rentang Tanggal

   Gunakan tombol Tugaskan Massal tanpa mencentang opsi permanen: tentukan rentang tanggal (misal: 01 s/d 15 September), pilih hari aktif (Senin–Jumat atau 7 hari), pilih shift, dan klik simpan.

3. Impor Matriks Bulanan via Excel

   Untuk penjadwalan ratusan karyawan sekaligus dari file spreadsheet, gunakan tombol Impor Shift Excel, unduh template matriks, isi kode shift per tanggal, dan unggah kembali.

Tips Praktis Konfigurasi Shift