Cara Menambahkan Kolom Input dan Dokumen pada Form Karyawan

Kapan Menggunakan Kolom Tambahan atau Jenis Dokumen?

Gunakan Kolom Tambahan untuk meminta data yang diketik atau dipilih, seperti ukuran seragam, nomor kartu akses, golongan darah, atau tanggal sertifikasi. Gunakan Jenis Dokumen jika HR perlu menerima file, seperti KTP, ijazah, kontrak, sertifikat, atau surat pernyataan.

Menambahkan Input melalui Kolom Tambahan

Buka Pengaturan Karyawan → Kolom & Dokumen → Kolom Tambahan.

1. Buka Form Tambah Kolom

   Klik Tambah Kolom Tambahan. Jika daftar masih kosong, tombol Buat Kolom Tambahan Pertama membuka form yang sama.

   

2. Tentukan Nama dan Posisi Input

   • Label / Nama Kolom: nama yang akan dibaca pengguna, misalnya “Ukuran Seragam”.
   • Kategori / Grup Form: menentukan tempat input ditampilkan. Pilihannya adalah Biodata & Pribadi, Penugasan & Kerja, Finansial & Gaji, atau Informasi Tambahan Lainnya.
3. Pilih Tipe Input

   Pilih bentuk input yang sesuai dengan data yang diminta:

   • Teks Singkat: nama, kode, atau jawaban satu baris.
   • Angka: nilai numerik seperti jumlah tanggungan.
   • Pilihan Dropdown: pilihan yang sudah ditentukan HR. Tambahkan sekurangnya satu opsi.
   • Tanggal: data tanggal seperti masa berlaku sertifikasi.
   • Teks Panjang: catatan atau keterangan yang membutuhkan beberapa baris.
   • Pilihan Ya / Tidak: data dengan dua jawaban.
4. Tambahkan Petunjuk Pengisian

   Isi Placeholder / Contoh Isian untuk memberi contoh jawaban. Gunakan Teks Petunjuk jika pengguna memerlukan penjelasan tambahan tentang data yang diminta.

5. Atur Kewajiban dan Akses ESS

   Aktifkan Wajib Diisi jika form karyawan tidak boleh disimpan tanpa nilai tersebut. Aktifkan Karyawan dapat mengubah mandiri di portal ESS hanya untuk data yang memang boleh diperbarui oleh karyawan.

6. Simpan dan Periksa Form Karyawan

   Klik Simpan Kolom Tambahan. Setelah tersimpan dan berstatus aktif, input muncul pada Karyawan → Tambah Karyawan sesuai kategori yang dipilih.

Menambahkan Input File melalui Jenis Dokumen

Buka Pengaturan Karyawan → Kolom & Dokumen → Jenis Dokumen.

1. Buka Form Jenis Dokumen

   Klik Tambah Jenis Dokumen, lalu isi Nama Dokumen, misalnya KTP, Ijazah, Sertifikat Kompetensi, atau Surat NDA.

   

2. Pilih Informasi Pendamping File

   Input Unggah File Dokumen selalu disediakan. Aktifkan input tambahan hanya jika diperlukan:

   • Sertakan Nomor Dokumen: untuk KTP, paspor, sertifikat, atau dokumen bernomor.
   • Sertakan Tanggal Kadaluarsa: untuk dokumen yang memiliki masa berlaku.
   • Status Wajib Diunggah: jika karyawan tidak boleh disimpan tanpa file tersebut.
3. Periksa Live Preview

   Panel Live Preview: Tampilan di Form Karyawan menunjukkan kombinasi input yang akan dibuat. Periksa apakah nomor dokumen, unggah file, tanggal kadaluarsa, dan status wajib sudah sesuai.

4. Simpan dan Periksa Tahap Dokumen

   Klik Simpan Jenis Dokumen. Jenis dokumen yang tersimpan akan muncul pada tahap Dokumen di form tambah atau ubah karyawan.

Memeriksa Hasil pada Form Karyawan

1. Buka Form Tambah atau Ubah Karyawan

   Buka Karyawan → Tambah Karyawan. Kolom Tambahan ditampilkan pada tahap yang mengikuti Kategori / Grup Form.

2. Periksa Tahap Dokumen

   Lanjutkan sampai tahap Dokumen. Setiap Jenis Dokumen tampil sebagai satu kelompok input yang berisi unggah file dan informasi tambahan sesuai konfigurasi.

   

3. Uji Aturan Wajib

   Sebelum digunakan untuk input data sebenarnya, coba simpan form tanpa mengisi kolom atau dokumen wajib. Pastikan sistem meminta pengguna melengkapinya.