Cara Import Data Karyawan & Otomatisasi Bagan Organisasi via Excel

Otomatisasi Struktur & Data Karyawan

Platform PCS HRIS dilengkapi dengan fitur Employee-Centric Import. Anda tidak perlu repot membuat unit organisasi atau mendaftarkan atasan satu per satu sebelum impor. Cukup isi nama departemen dan nama/email atasan langsung di berkas Excel karyawan — sistem akan secara otomatis:

• Mendaftarkan Struktur Organisasi / Unit Kerja baru ke Master Data.
• Menghubungkan Jalur Pelaporan (Reporting Line) atasan-bawahan, bahkan jika atasan dan bawahan berada dalam berkas impor yang sama (2-Pass Deferred Resolution).
• Menyusun Bagan Organisasi (People Chart) orang-ke-orang yang siap digunakan untuk alur persetujuan cuti dan lembur.

Tahapan Impor Langkah demi Langkah

1. Langkah 1: Unduh Template Excel Sesuai Kebutuhan

   Buka menu Karyawan → Impor Karyawan. Pilih format template yang Anda butuhkan:

   • Standar: Format paling populer (18 kolom) mencakup data personal, departemen, atasan, posisi, dan rekening payroll.
   • Ringkas (Essential): Format minimalis (7 kolom wajib) untuk onboarding cepat.
   • Lengkap (Full): Format komprehensif (30+ kolom) mencakup BPJS, NPWP, NIK, dan induk departemen.
   • Kustom: Pilih sendiri kolom spesifik yang ingin Anda sertakan.

   Setelah memilih format, klik tombol "Unduh Template Excel".

2. Langkah 2: Isi Data di Sheet 2 (Daftar Karyawan)

   Buka file Excel yang telah diunduh, lalu isi data pada Sheet 2 (Daftar Karyawan):

   • Kolom Wajib: Nama Lengkap *, Jenis Kelamin (male/female) *, dan Tanggal Bergabung (YYYY-MM-DD) *.
   • Nama Departemen/Tim: Ketikkan nama departemen atau divisi (bebas, misal: "Divisi Teknologi", "Tim Backend", "Marketing"). Sistem akan otomatis membuatkan unit kerja ini jika belum ada di database.
   • Nama Atasan / Email Atasan: Masukkan nama lengkap atau email atasan langsung karyawan tersebut. Prioritas utama menggunakan Email Atasan, namun jika kosong sistem akan mencari berdasarkan Nama Atasan.
   • Kata Sandi (Opsional): Jika diisi (minimal 8 karakter), sistem akan otomatis membuatkan akun login portal bagi karyawan tersebut. Jika dikosongkan, hanya profil karyawan yang dibuat tanpa akun login.
3. Langkah 3: Unggah Berkas ke Platform

   Kembali ke halaman Karyawan → Impor Karyawan. Tarik dan lepas (drag & drop) file Excel yang sudah diisi ke kotak unggah, lalu klik "Unggah & Pratinjau".

4. Langkah 4: Periksa Validasi & Pratinjau Bagan Organisasi

   Halaman Pratinjau menyediakan 2 mode tampilan untuk memastikan akurasi data sebelum disimpan:

   • Tab Tabel Data & Validasi: Memeriksa setiap baris data dengan indikator warna (🟢 Hijau = Siap Impor, 🔴 Merah = Error/Perlu Perbaikan). Anda dapat mengedit sel yang keliru secara langsung di tabel tanpa perlu membuka ulang Excel!
   • Tab Pratinjau Bagan Organisasi: Melihat simulasi pengelompokan departemen dan pohon pelaporan atasan-bawahan (*reporting line hierarchy*) yang akan terbentuk dari data yang diunggah.
   • Kartu Struktur Baru: Jika terdapat departemen baru, kotak hijau di atas tabel akan menampilkan daftar struktur organisasi yang siap dibuat otomatis.
5. Langkah 5: Konfirmasi & Simpan Data

   Klik tombol "Konfirmasi & Impor Data" di bagian bawah. Seluruh data karyawan, unit struktur, dan relasi pelaporan akan diproses secara instan dalam satu transaksi database yang aman.

Melihat Hasil di Bagan Organisasi (People Chart)

Setelah proses impor selesai, Anda dapat langsung melihat bagan pelaporan yang terbentuk:

• Buka menu Struktur Organisasi.
• Klik tombol toggle "People" (ikon siluet orang) di sudut kanan atas.
• Bagan pohon reporting line orang-ke-orang akan menampilkan hierarki dari pucuk pimpinan hingga staf di bawahnya lengkap dengan kartu foto inisial, jabatan, dan jumlah bawahan langsung.